영화진흥위원회 부산촬영소 착공식 행사 대행 용역

행사대행용역 과업지시서

2024. 5.

경영본부 촬영소건립 TF팀

1. 개요

□ 과 업 명 : 영화진흥위원회 부산촬영소 건립 착공식 행사대행용역

□ 과업목적 : 부산촬영소건립의 첫출발을 대내외 알림으로 영상산업의 지역 균형발전과 글로벌영상인프라 구축 의지 표명

□ 과업개요

가. 일시 : 2024. 7. 11.(목) (※ 행사일정은 계약 후 협의, 향후 변동 가능)

나. 장소 : 부산 기장군 장안읍 기룡리 산 120번지(기장도예촌 관광지)

다. 규모 : 약 200명 참석(정부, 지자체, 영화인, 지역주민, 임직원 등)

라. 주요내용 :

◦ 식전행사: 의전안내 및 내외빈환담

◦ 공식행사: 개식선언, 국민의례, 경과보고, 기념사 및 축사, 착공식 퍼포먼스, 기념촬영 등

◦ 행사종료:　환송 및 기념품 제공

마. 행사장소 참고이미지

□ 용역기간: 계약일로부터 2024. 7. 11.(목)(예정) 행사종료일까지

□ 사업예산: 일금 65,062,000원(부가세 포함)

2. 과업 범위

본 과업은 부산촬영소 착공식행사에 필요한 시설장비 임차․설치․운영, 기획, 준비, 의전, 진행 및 행사 후 관련 물품 철거를 통한 원상복구 등을 모두 포함하는 것을 의미한다. (단, 행사 일정 등 제반여건에 따라 “발주처”의 수정 지시가 있을 경우 “계약상대자”는 즉시 이에 응하여야 한다.)

□ 과업 수행 내용

가. 행사 기획․운영

◦ 행사 프로그램 기획․디자인 및 연출에 관한 사항

◦ 무대 및 각종 시설물 제작․설치․배치에 관한 사항

◦ 음향·영상·특수효과 시스템 설치 및 운영에 관한 사항

◦ 이벤트(본 행사 및 식전·식후 행사 등)에 관한 사항

◦ 행사 출연진(운영인력 포함)섭외, 사전교육, 리허설, 운영관리에 관한 사항

◦ 의전행사와 관련하여 필요한 각종 제반사항

나, 비상조치 사항

◦ 응급환자 발생, 기상 악화 및 각종 비상상황 시 필요한 안전 및 제반 조치사항

◦ 기타 행사 연기 시의 대응책 등 필요한 제반사항

다. 홍보

◦ 착공식에 대한 사전 홍보전략 수립 및 홍보추진 사항

◦ 안내표지판, 현수막, 배너 등 행사 홍보물 디자인 및 제작□인쇄․설치에 관한 사항

◦ 홍보 영상물제작 및 상영에 관한 사항

◦ 초대장 디자인 및 인쇄․제작․발송에 관한 사항

◦ 기타 발주처의 요구에 따른 홍보에 관한 사항

다.  사후관리

◦ 구조물 설치, 철거 현장정리등에 관한 사항 및 관련 사진 제출

◦ 행사 개별성과물(영상물) 및 최종결과보고 제출에 관한 사항

◦	과업 비용 정산 및 증빙자료 제출에 관한 사항

라. 기타 발주자가 요청하는 사항

3. 세부내용

가. 행사에 대한 전반적인 기획 및 구성

◦ 행사계획은 과업내용을 바탕으로 작성하며, 참석자들과 지역주민들이 함께 보고 즐길 수 있는 행사로 기획․연출하여야 하며 그 내용은 발주자와 협의하여 최종 확정 한다.

◦ 행사주제를 설정하고, 무대디자인, 출연진을 구성한다.

◦ 각 행사별 세부항목, 시간, 내용, 출연진, 연출이미지, 동선을 포함한 대형 도안을 구성한다.

◦ 행사 운영에 필요한 인원을 확보하여 전담조직을 구성하고, 책임자를 임명하여 발주자가 요구할 경우 반드시 참석하여 과업진행사항을 보고한다.

◦ 행사장 배치는 참석자의 불편이 없도록 풍향과 일조 등을 감안하여야 하며, 행사운영 및 의전계획가 관련하여 초청장 전달, 초청인사 참석여부의 확인, 주요 참석자명단 (차량리스트 포함) 작성등을 위하여 적정 인원을 배치·운용으로 용이한 주차관리를 할 수 있도록 한다.

◦ 행사 운영에 필요한 제반시설 및 장비 등은 발주와 협의하여 구분 지정하며, 이에 필요한 집기비품은 행사2일전까지 정해진 위치에 배치한다.

◦ 행사와 관련된 모든 프로그램은 영상으로 기록하여야 하며 과업종료 후 발주자에게 제출하여야 한다.

※ 계약체결 후 10일 이내에 행사 운영계획, 행사장 설치계획, 추진 일정 등 마스터 플랜을 확정하여 제출하여야 함

나. 행사장 무대 및 제작물

◦ 무대와 관련 제작물의 범위는 주무대와 행사장 주변의 장식물 및 참석자와 차량의 동선 안내를 위한 홍보물(사인물), 콘솔 가림막, 발파버튼대 등 행사 제반에 필요한 부속 제작물을 포함한다.

◦ 무대와 관련 제작물은 영화진흥위원회 부산촬영소 부산지역사회의 특성을 조화시켜 창의성이 돋보이게 구상하고, 홍보물은 행사장 및 주변지역의 주요지역에 설치하고 설치 장소, 규격, 수량 및 사양은 발주자와 협의하여 설치한다.

◦ 홍보물설치 시 관련된 인ㆍ허가 사항을 진행한다

◦ 무대의 규격은 프로그램 진행과 참석자 관람에 불편함이 없는 넓이와 높이로 구성하여야 한다. 또한 무대 바닥과 계단은 파이텍스로 마감하며 기타 부속 제작물 역시 외관을 마감하여야 한다.

◦ 우천과 기후적 요소를 고려하여 루프 등 무대의 안전대책을 수립한다. 또한 시설물 보호 및 관람객 안전을 위한 대책 수립과 관련 시설물을 설치하여야 한다.

◦ 무대 및 제작물은 사전 안전진단을 필히 진행하여야 하며 관련 인□허가 사항은 수급인이 득하여야 한다. 또한 이로 인한 민‧형사상 책임은 과업수행 업체에 있다.

◦ 행사 종료 후 시설물 철거와 원상복구 시행 후 발주처의 검수를 받아야 한다.

다. 영상편집 및 상영·음향·전력

◦ 영상은 행사과정이 동영상 될 수 있도록 하고 기록물을 제출한다.

◦ 영상물은 행사 홍보영상이며 부산촬영소 착공식 공사의 필요성 및 기대효과에 대한 홍보효과를 보여줄 수 있도록 하며, 구체적 내용은 발주처와 협의하여 최종 결정한다.

◦ 영상물은 위원회 자료를 편집, 또는 상황에 따라 제작하여 행사 시 LED에 표출될 수 있도록 하여야 한다.

◦ 영상물의 편집 □ 제작 시에는 사전에 시연을 통해 발주처와 협의하여야 하며, 발주기관의 수정요구가 있을 경우 즉시 반영해야 한다.

◦ 음향시스템은 무대 공연 및 공식행사를 충분히 전달할 수 있도록 출력 20kw, 콘솔 30ch 이상의 규격으로 CDP, W/L MIC, 인터컴 등의 운영장치와 음원을 준비하여야 한다.

◦ 영상시스템은 무대 현장 실황이 참석자들에게 충분히 전달될 수 있고 FHD급의 영상물 상영이 가능한 고휘도 LED 시스템을 사용하되 중앙 240인치(6m) 이상의 규격으로 발주자와 협의하여 설치한다.

◦ 무대와 부속 시설의 사용전력(30kw)은 발주자가 공급한다.(책임분기점: 행사용 주전원 차단기 1차 연결 지점까지)

라. 효과 및 착공식 퍼포먼스(발파식)

◦ 무대 행사의 연출을 위해 CO2 등의 특수효과를 준비 한다.

◦ 착공식 퍼포먼스를 위해 오색 연막 등의 화약 등을 연출한다. 단, 전문가의 현장 검수와 지도하에 사전 허가를 득하고 안전대책을 수립하여야 한다. 이로 인한 민·형사상 책임은 과업책임 업체에 있다.

◦ 착공식 퍼포먼스는 창의적으로 구성하되 발주자와 협의하여 수행한다.

마. 현장 운영 및 리허설

◦ 착공식에 투입되는 운영인력 등의 모든 종사원은 신원이 확실하여야 하며 현장 작업 투입 전에 발주자에게 명단을 제출하여야 한다.

◦ 운영인력은 사전에 충분히 업무분장과 교육을 통해 업무를 숙지하여야 한다.

◦ 모든 무대 시설물과 시스템 및 운영인력은 행사2일전까지 설치와 배치를 완료한 뒤 행사 1일전 동시간에 리허설을 수행한다.

바. 출연진 섭외

◦ 발주자와 협의를 통해 사회자(전문 MC)를 섭외한다.

사. 비상사태(우천, 안전사고 발생 등) 대응 대책 명기

◦ 행사장 입․퇴장 및 관람석 내 안전사고 예방을 위한 안전요원을 배치한다.

◦ 현장여건에 맞는 안전사고 대비 방지대책을 수립한다.

아. 행사비 정산

◦ 용역수행자는 행사종료 후 계약금액과 지출된 금액을 비교할 수 있도록 자료를 제출한다.

◦ 행사의 변경, 조정 시 이를 반영한다.

◦ 용역수행자는 불가피한 사유로 행사가 취소되었을 경우 행사 진행 취소에 따른 제반 소요액을 파악하여 발주자에 제출하여야 하며, 대금을 실 소요 비용을 정산하여 지급한다.

◦ 용역수행자는 용역완료 후 15일 이내에 본 과업추진에 사용된 제반경비의 내역 및 증빙자료를 제출하여야 하며, 발주자(담당자)는 정산을 위한 자료를 요구할 수 있다.

◦ 착공식 행사 초청인사 50인(교통비+숙박비)에 대한 비용은 사후정산 되며, 「조달청 행사대행용역 입찰 및 계약관리 지침 19조」 (총액확정 계약 에서의 사후정산) 1항의3호,4호에 의거 위원회와 계약당사자가 협의를 통해 확정 후 사후정산 한다.

◦ 착공식 행사 초청인사 사후정산이 진행되어 계약금액이 조정될 경우, 일반관리비와 이윤은 조정한 금액을 한도로 산출내역서의 비목별  계상율을 곱하여 산정한다. (단 총 계약 금액을 초과하여 소요경비를 지급을 요구할 수는 없다)

- 초청인사 경비적용 기준

• 교통비: 위원회 국내여비규정(서울↔부산 왕복KTX일반실요금)

• 부산지역 전세버스 대여 실비(부산역↔착공식)

• 숙박비: 위원회 여비규정(국내여비지급기준)-(광역시:8만원)

자. 기타사항

◦ 착공식 성공 개최에 필요한 사항들의 창의적 제안과 제반 사항을 수행 한다.

◦ 우천·혹서 등의 기후·기상 상황과 응급환자 발생, 소란행위 등의 돌발 상황에 따른 위기관리 계획과 안전계획을 수립한다.

◦ 행사장을 청결하게 유지하여야 한다.

◦ 행사 시행, 행사와 관련하여 요구되는 소품 및 집기비품의 구입·임대 및 설치 등 전반적인 관리를 한다.

◦ 행사운영과 관련하여 필요시 귀빈실, 행정지휘소, 진행요원대기실 등의 구분 지정과 이에 따른 배치계획과 물자계획을 수립한다.

◦ 기타 명시되지 않은 사항 발생 시 발주자와 용역수행자가 협의하여 추진 한다.

4. 수행세부지침

가. 일반사항

1) 과업수행의 모든 사항은 본 제안요청서에 의하여 수행하며, 이에 규정되지 아니한 사항은 관계법령 등 규정에 따라 발주기관과 협의하여 수행한다.

2)  본 과업의 수행과 관련된 제반사항은 제작일정에 따라 효율적으로 진행하고, 저작권법 등 관계법령에 위반되는 행위 또는 문제의 발생소지가 있는 행위는 일체 금지한다.

3)  본 과업 수행에 있어서 발생하는 민 □ 형사, 행정상의 제반 법적 분쟁에 대한 책임은 과업수행자에서 부담한다.

4)  용역성과품에 대한 판권 등 모든 권리와 과업수행을 위해 구입한 각종 자료 등에 대한 소유권은 관련법에 따른다.

5)  본 제안요청서에 명시되지 않은 사항이라도 발주기관 및 용역수행자가 판단하여 필요하다고 인정되는 경우 내용 추가 및 비용부담에 대한 사항을 상호협의 하에 결정한다.

6)  본 과업 수행에 있어 장소 또는 일정변경 등 일부 변경사항의 조정이 필요한 경우 발주기관의 결정에 따른다.

7)  과업 수행자는 행사준비 상 부득이하게 시설물 등을 손괴할 경우에는 관리자의 승인을 얻은 후 시공을 하고 손상부분은 과업 수행자의 부담으로 원상복구 등 필요한 조치를 취해야 한다.

8)  예산내역 중 실제로 수행하지 않은 부분에 대해서는 대가를 지급하지 아니하고, 축소되는 금액만큼 부가가치세도 해당 비율에 맞추어 감액한다.

9)  발주기관은 미리 범위를 정하여 둔 예비비의 집행이 아닌 한, 임의로 예산을 초과하여 집행한 금액이나 예산으로 정하지 않고 사전 협의도 없이 집행한 금액에 대해 지급할 의무가 없다.

10)  과업수행자는 행사장 운영에 따른 안전사고 예방을 위한 안전요원 배치, 안전 규정 이행 등 예방대책(보험가입 등)을 마련한다.

11) 본 행사의 기본개요 및 방향은 관계기관 등과의 협의결과에 따라 변동될 수 있으며, 이 경우 변동내용에 따라 과업을 수행한다.

12) 본 과업 수행 중 계획변경 등으로 과업이 중지되거나 과업내용이 변경된 경우 과업수행기간은 변경 가능하다.

13) 제안요청서상의 용어는 일반적인 통념에 따라 해석하며, 발주기관과 과업 수행자 간 해석상의 차이가 있을 때는 발주기관의 해석에 따른다.

나. 과업보고

1)  착수보고: 계약자는 계약체결 후 10일 이내에 본 과업에 착수하여야 하며 착수 시 착수계 제출 및 착수보고를 발주기관 대상으로 수행하여야 한다.

※ 착수계, 추진일정계획, 담당자명단, 과업총괄책임자 선임계, 예정공정표,  인력투입 계획서, 기타 발주기관이 요구하는 사항 등 필요한 제반서류 제출

2)  기타보고: 계약자는 본 과업의 추진상황에 대하여 발주기관의 요구가 있을 시 진척상황 및 추진계획을 보고하여야 한다.

※ 과업 수행자는 미흡 사항을 즉각적으로 보완 후, 발주기관의 요청 시 재보고

다. 계약변경 조건

1)  과업의 내용이 당초의 계획과 현저히 달라진 경우로서 발주기관이 판단하여 계약변경이 필요하다고 인정되는 경우에 한한다.

2)  계약체결 후 계약금액의 결정에 하자 또는 착오가 있음이 발견되거나 기타 계약금액을 조정할 불가피한 사유가 발생하였을 때에는 당초 금액 협의․조정 가능하다.

라. 계약의 해지 및 위반사항에 대한 조치

1)  발주자는 다음의 경우에 계약을 해지할 수 있으며 이 경우 대행사는 어떠한 보상도 받을 수 없다.

대행사의 부도 및 기타 경영상의 중대한 사유로 과업수행이 불가능하다고 인정될 경우

대행사가 과업을 이행함에 있어 고의, 과실 또는 무성의로 과업이 지연되거나 시정요구 사항이 이행되지 않아 과업의 정상수행이 어렵다고 인정될 경우

2) 다음의 사유가 발생한 경우 과업 수행상 특별한 사유가 없는 한 계약위반 행위로 간주하여 관계규정에 의거 조치가 가능하다.

발주기관의 정당한 지시에 불응하여 과업을 진행한 때

기타 계약조건을 위반한 때

마. 결과보고

1)  과업수행자는 행사종료 후 15일 이내에 기획 단계부터 행사 시행결과 까지를 총괄하는 최종 결과보고서 2부를 발주기관 담당자의 확인을 받은 후 제출

2)  행사진행 과정의 영상자료를(CD,  USB등 기록매체)를 함께 제출

※ 향후 기관에서 활용할 수 있는 동영상 자료 포함

5. 착공식 행사 진행순서

일 정(시간)		행 사 내 용	비 고
식전행사	13:00～14:00	○ 안내 및 내․외빈 환담 ○ 주제영상 ○ 행사안내	▪초청인사 의전, 환담 ▪부산촬영소 주제영상 ▪사회자
본행사	14:00～14:03	○ 개회선언 및 국민의례	▪국기에 대한 경례
	14:03～14:10	○ 내빈입장 및 소개	▪사회자
	14:10～14:13	○ 경과보고	▪위원회 사무국장
	14:13～14:18	○ 인 사 말	▪영화진흥위원회 위원장
	14:18～14:28	○ 축사	▪문화체육관광부 장관 ▪국회의원
	14:28～14:38	○ 환영사	▪부산시장 ▪기장군수
	14:38～14:45	○ 기념사	▪기장군 주민대표 ▪부산지역 영화단체 대표 (교수협회장, 제작가협회장 등)
	14:45～14:57	○ 퍼포먼스	▪발파버튼식, 기념촬영 등
	14:57～15:00	○ 폐회	▪사회자