『2023 한중일 문화예술교육 포럼 기획 및 운영』

과 업 지 시 서

2023. 9.

담당	총무회계팀	이승규(계약담당)	tel. 02-6209-5921	fax. 02-6209-1392
	연구국제팀	양누리(사업담당)	tel. 02-6209-5956	fax. 02-6209-1392

Ⅰ		과업지시서

1. 사업개요

ㅇ 용 역 명 : 2023 한중일 문화예술교육 포럼 기획 및 운영

ㅇ 용역목적 : 4년만에 대면 개최되는 한중일 문화예술교육 포럼의 전문적 개최를 통해 동아시아 3개국(한-중-일)의 상생적 협력 관계 형성에 기여

ㅇ 용역기간 : 계약일로부터 ~ 2023년 11월 30일까지

* 행사 일정: 2023.11.6.(월)~11.7.(화)

ㅇ 용 역 비 : 총 100,000,000원 이내(부가세 포함)

※ 본 사업 예산은 부가가치세가 포함된 금액임

※ 면세사업자 유의사항 : 입찰자가 면세사업자인 경우, 투찰 시 부가가치세를 포함하여 투찰하여야 하며, 낙찰 시 가격 협상이 완료된 금액에서 부가가치세를 차감 후 계약 체결함

ㅇ 주요 과업 : 2023 한중일 문화예술교육 포럼 기획 및 운영 총괄

[과업 조건]

ㅇ 선정된 업체는 모든 업무 단계에서 교육진흥원과 진행현황을 공유해야 하며, 협의된 범위 내에서 진행

ㅇ 확정한 사항에 따른 각종 세부사항을 효율적으로 구현할 수 있도록 만전을 기해야 함

[제안 시 필수 기재 사항] ※ 주요 과업 내용 참조

ㅇ 2023 한중일 문화예술교육 포럼을 위한 효과적인 운영 전략 제시

- 한중일 포럼 세부 내용 기획 및 운영 계획 제시

- 국내 현장방문 세부 내용 기획 및 운영 계획 제시

ㅇ 포럼 주요 참여자(발제자, 초청자) 관리 계획 제시

ㅇ 과업 수행 위한 전문 인력 구성 및 관리 계획

※ 다수의 국제 행사(컨퍼런스, 심포지엄 등)기획 및 운영 경험자

※ 통역 및 의전 계획 필수

2. 행사 개요 ※세부내용 변경될 수 있음

ㅇ 행 사 명: 2023 한중일 문화예술교육 포럼

ㅇ 주요 구성

- (한중일 포럼) 오프닝, 발제 세션 통한 각국 주요 정책, 현장, 대표 사례 공유 및 현장 전문가와의 종합 토론

- (현장 방문)  국내 우수 문화예술교육 프로그램 사업* 운영 현장 방문 및 참관

* 진흥원 자체 원내 사업부서 연계 및 섭외 예정

ㅇ 일시 및 장소

- (한중일 포럼) 2023.11.6.(월) / 국립중앙박물관 소강당(예정)

- (현장 방문) 2023.11.7.(화) / 국내 우수 문화예술교육 현장

ㅇ 초청 인사

- (정부/정책) 한중일 정부관계자 및 정책 분야 (각 국가별 1인)

- (국가 정책사업) 한중일 국공립기관 관계자 및 프로그램 분야(각 국가별 1~2인)

*한국 5인, 중국 3인, 일본 3인 등 총 11명 이내

ㅇ 포럼 참가 대상:  국내 문화예술교육 전문가 및 관계자 200명 내외

ㅇ 주최/주관: 문화체육관광부/한국문화예술교육진흥원

ㅇ 일자별 구성(안)  ※‘현장 방문’ 세부 일정 추후 협의 후 확정

구분	‘23.11.6.(월)	‘23.11.7.(화)
	한중일 포럼(Day-1)	현장 방문(Day-2)
주요 내용	2023 한중일 문화예술교육 포럼 주제(안): 미래세대를 위한 한중일 문화예술교육 -3개국 문화예술교육 주요 정책 발제 -정책사업 현장 사례 중심 발표 및 토론	국내 문화예술교육 우수 사례 현장 방문

ㅇ 포럼 세부 일정(안) ※초청인사 섭외 결과에 따라 세부 일정 변경될 수 있음

시 간		구 분	대상	주요 내용	비고
12:30~13:00	30’	사전등록	전원	사전등록	※사전 리허설 시간 추후 협의
13:00~13:15	15’	오프닝	관계자	개회 인사 및 환영사, 발제자 소개
13:15~14:00	45‘	세션1	초청연사	각국 정부 관계자 발제(‘15) -주제(안): 2023 한중일 문화예술교육 정부 정책 주요 내용 및 현안 공유	한중일 동시통역
14:00~14:05	5’	휴식	전원	중간 휴식 및 네트워킹
14:05~14:50	45‘	세션2	초청연사	각국 국/공립 기관 관계자 발제(‘15) -주제(안): 문화예술교육 및 평생 학습 실천 현장 사례	한중일 동시통역
14:50~14:55	5‘	휴식	전원	중간 휴식 및 네트워킹
14:55~15:40	45‘	세션3	초청연사 및 현장 전문가	-각국 관계자 및 현장 사례 참여자 발제(‘15)	한중일 동시통역
15:40~15:45	5‘	휴식	전원	중간 휴식 및 네트워킹
15:45~16:15	30‘	세션4	초청연사 및 현장 전문가	종합 토론 및 질의 응답(‘30) -현장 사례 기반 발제자 및 현장전문가 참여 종합 토론
16:15~17:00	45‘	폐막	관계자,전원	폐회사, 기념촬영 및 정리
17:00~18:30	90‘	만찬	초청연사 및 관계자	저녁 만찬(케이터링 혹은 근처 장소 방문)

※ 국외 초청 연사 내방 일정(안)

ㅇ 초청 기간 : 2023. 11.5.(일) ~ 11.8.(수) / 약 3박 4일

ㅇ 주요 일정(안)

날짜	시간	주요 진행 사항	비고
11.5.(일)	오후	초청자 입국 및 휴식	초청자별 입국시간 상이
	저녁	환영 만찬
11.6.(월)	오전	휴식 및 참석 준비
	11:30~13:00	식사 및 이동
	13:00~17:00	한중일 문화예술교육 포럼 참석
	17:00~18:30	만찬 혹은 관련 장소 이동
11.7.(화)	12:00~13:30	오찬 및 이동
	13:30~17:00	국내 문화예술교육 현장 방문
11.8.(수)	오전/오후	초청자 출국	초청자별 출국시간 상이

3. 주요 과업 내용  ※세부 내용 진흥원 담당자와 협의 후 진행

1) 행사 기획 및 운영 실무(관리) 총괄

ㅇ 주요 행사별(한중일 포럼, 현장 방문) 세부 운영 계획 수립 및 운영/관리/지원 전반

ㅇ 운영인력 모집·관리

- 총괄 PM 및 주요 책임·운영인력 배치 및 관리

※ 국제 행사 기획 및 운영 경력 보유자, 국가별 전담 의전 및 수행 일체 코디네이터 인력 배치 필수

- 참여 인력 명확한 역할 분담 통해 효율적 운영 수행

- 운영 스태프의 충분한 사전교육 등을 통해 원활한 과업 수행

- 한중일 포럼 동시 통역 인력 배치(한국어↔일어↔중국어)

※ 중·일 정부 고위급 인사 의전에 상응하는 경력 다수 보유 통역사 제안 필요, 진흥원과 협의 후 진행

- 포럼 진행시 발생할 수 있는 기술적 문제 사전에 만반 준비

2) 초청 연사 의전 및 관리

ㅇ 국외 초청자 및 국내 참가자 관리 전반 (※초청자: 중국, 일본 각 3인 이내)

- 국외 초청연사 숙박, 항공, 의전, 통역, 식사, 공항 픽업, 현지 내 이동 등 내한 일정 전반 지원 및 일체 수행

- 국가별 전담 의전 인력(코디네이터 등) 통해 관리 체계 구축

- 국외 초청자용 한중일 포럼 안내문 작성(중문, 일문 각 5부 이내/PDF) 및 사전 전달

ㅇ 국내 참여자 사례비(발제, 토론 참여 등) 지급  (※국내 참여자: 5인 이내)

ㅇ 공식일정 내 오찬/만찬 운영 (※최대 3회 이내/25명 규모)

- 주요 관계자 회의 시 다과 제공 등(※종교, 문화, 알러지 등 참여자별 특이사항 사전 확인)

3) 통번역 전문가 활용·관리 ※진흥원 담당자와 협의 후 결정

ㅇ 통역 전문가 섭외 및 활용

- (한중일 포럼)통역 전문가 섭외 및 관리 (한↔중↔일)

ㅇ 국외 초청 연사 수행 통역 및 의전 인력 배치

ㅇ 번역 전문가 섭외 및 활용

- 한중일 발제 주요 내용 취합, 정리, 사전 번역(중문·일문→국문)

- 발제 내용 사후 번역(중문↔일문↔국문)

4) 현장 운영 총괄 및 관리

ㅇ 행사 현장 운영 인력 배치, 업무 분담 및 관리

ㅇ 행사 공간 셋팅, 필요물품 구입, 임차, 운반, 배치 등 사전 준비 및 정리, 철거 총괄

- 동시 통역 부스, 조명 및 음성 등 제반 시스템 설치(사전 확인)

ㅇ 포럼 사전 리허설 계획 수립 및 운영

ㅇ 초청연사 대기실 및 행사장 관리(필요시 참석자 좌석 확보·이동 등 현장에서 발생하는 변경/변동 사항에 즉각 대응 필요)

- 현장 안내 및 등록 데스크 운영

ㅇ 참가자 만족도 조사 진행 ※ 결과 및 분석 내용 결과보고 시 제출

ㅇ 언론홍보용 취재진 현장 촬영/취재, 해외연사 인터뷰 추진 시 적극 협조(공간 확보 등)

5) 현장 기록

ㅇ 전문 인력 구성, 행사 영상 기록 및 편집·제작 (2종)

- (1종) 사후배포용(유튜브 탑재) 한중일 포럼 영상 기록 및 편집(※3개국어 속기록 활용 및 자막 탑재)

- (1종) 홍보용 영상 촬영 및 편집(※3분 이내, 한중일 포럼 기록 영상 활용 및 현장 방문 주요 장면 위주 구성, 행사 정보 등 3개국어 병기)

ㅇ 전문 촬영기사 활용, 행사 주요 일정 및 과정 사진 기록

ㅇ 전문 속기록(한중일 포럼) 및 정리

6) 온오프라인 홍보 및 참여자 관리

ㅇ 온라인 홍보물 제작, 한중일 포럼 사전 홍보 및 참가자 모집

- 포스터(3개국어 병기) 및 카드 뉴스 각 1종 이상, 온라인 웹배너 디자인· 제작 및 활용

- 참가자 모집/선정 및 사전 관리 (사전 등록자 수/실제 참가자 수 확인 후 추후 결과 보고시 반영)

- 만족도 조사 실시 및 결과 추후 보고서 및 자료집 내 반영

ㅇ 오프라인 홍보물 제작

- 국외 초청자 환영 기념품(20개 내외) 및 포럼 참석자용 기념품 제작(200개) 및 배포

- 발제자 명패 디자인·제작 및 현장 내 셋팅

- 포스터 출력, 스탠딩 배너, 현수막 등 홍보물 디자인·제작 및 현장 활용

- 동선 안내 게시물, 보드류 등 현사장 분위기 조성 위한 기타 홍보물 제작 및 활용

7) 행사 자료집 제작

ㅇ 행사 사전 자료 제작

- 국문 리플렛 200매 내외 제작(행사 소개, 발제자 정보, 발제 타이틀 및 주요 내용 요약 등) 및 포럼 현장 배포

ㅇ 결과자료집(공개용) 제작 및 운영 결과 보고서 작성

- 행사 기획-준비-운영-결과 등의 행사 과정 및 결과 기록 ·정리한 결과자료집 제작(pdf) 및 인쇄(20부)

- 내부용 운영 결과보고서 작성 및 제출(과업 개요,운영 결과, 인력 체계, 소요 예산 필수 포함)

8) 기타 사항

ㅇ 행사 관련 각종 회의 운영준비 및 진행

- 전문가, 관계자, 담당자 등 논의사항 점검, 행사 종료 후 평가회의 운영(필요시), 착수·결과 보고 준비, 회의 자료 및 회의록 작성 등

ㅇ 안전사고 대비책 수립

- 행사 안전보험 가입 및 안전사고 대비책 수립으로 안전사고 예방에 주력

ㅇ 기타 본 과업을 원활히 수행하기 위해 필요하다고 인정되는 사항 등

4. 역할분담 및 추진일정

1) 역할분담

구분	세부 내용
교육진흥원연구국제팀 (주관)	- 추진 계획 수립, 기획‧운영 총괄 - 전문 운영업체 관리 총괄 - 한중일 포럼 추진계획 마련, 주제선정, 행사 기획‧운영 총괄 - 해외 초청 연사 섭외 협조 및 의전 관리 - 유관기관 및 원내 관련 부서 협의, 세부 내용 검토 - 프로그램별 관련 사진 등 기록 자료 관리·취합/결과보고
전문 운영사 (운영 총괄)	- 운영 실무 총괄, 세부 프로그램별 기획‧운영‧지원 - 행사 운영방안 수립 및 실행, 행사 진행인력 운영․관리 - 한중일 포럼 통번역 인력 및 시스템 운영 - 온오프라인 홍보물 디자인, 제작,현장 배포 등 운영 관리 총괄 - 현장 기록(사진·영상 촬영 및 편집) 및 결과자료집 제작 초청 연사 의전 및 제반 관리(숙박,항공,이동,사례비,통역 지원) 회의 전반 지원 및 기록 그 외 사업운영을 위한 교육진흥원의 요청 사항 등

2) 추진일정

구분	추진내용	9월				10월					11월
		1주	2주	3주	4주	1주	2주	3주	4주	5주	1주	2주	3주	4주	5주
운영사 계약	운영사 선정 및 계약 체결				■	■
	착수/결과보고회						■		■						■
운영 준비	행사 내용 기획 및 세부 운영 계획 수립					■	■	■	■
	온오프라인 홍보물 디자인 및 제작					■	■	■
	행사 운영 관련 기자재 임차					■	■	■
	초청 연사 숙박/항공 일정 확정					■	■	■	■	■
	발제 주요 내용 취합 및 번역					■	■	■
	온라인 홍보							■	■	■	■
행사진행	행사 개최										■
결과정리	배포용 영상 및 자료집 편집 · 제작										■	■	■	■	■
	결과보고, 최종 산출물 제출														■

5. 과업보고

ㅇ 착수보고 : 계약 체결 후 2주 이내

ㅇ 결과보고

- 2023. 11월 이내

- 수정보완 사항 반영하여 최종결과물(안) 작성

※ 운영 및 내용 관련 수정·보완요청사항이 발생할 경우 이를 보완하여 과업 수행을 완료해야 함

6. 최종 납품물 제출

ㅇ 제출일시 : 2023년 11월 30일까지

ㅇ 제 출 처 : 교육진흥원 연구국제팀 사업담당자

ㅇ 제 출 물 : 운영 결과보고서, 결과 자료집, 운영 관련 자료 일체 수록한 외장하드 1식

- (내부용) 운영 결과보고서(Hwp)

- (배포용) 결과자료집 20부(원본파일, PDF)

- 국문 리플렛 (인쇄물, PDF)

- 기록 영상 원본, 편집본 및 사진 일체 (※자료집 삽입 용도로 최종 선정된 사진 파일은 별도 구분하여 제출)

- 디자인/홍보 제작물 원본 파일 일체(AI, jpg 등)

- 과업 수행 중 수집 및 제작된 산출물(발제 자료, 번역본, 회의록 파일 등) 일체

7. 계약 업체의 의무

ㅇ 과업수행 관련

- 모든 업무 단계는 교육진흥원과 진행 현황을 공유해야 하며, 협의된 범위 내에서 진행해야 함

- 추진되는 모든 상황에 대해서 저작권, 초상권 침해 등 법적 문제가 없도록 사전 조치하여야 하며, 침해로 인해 발생하는 모든 책임은 과업수행기관에 있음

ㅇ 본 과업 지시서에 명시되지 않은 것이라도 본 과업을 원활히 수행하기 위하여 필요하다고 인정되는 사항은 특별한 이유가 없는 한 응해야 함