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과업지시서 -「옛 전남도청 복원사업 착공식」행사대행용역 -

2023. 7.

(옛전남도청복원추진단)

[ 목   차 ]

Ⅰ. 과업 개요	3

Ⅱ. 과업 범위	4

Ⅲ. 과업의 내용	5

Ⅳ. 과업 수행지침	9

Ⅴ. 자료제출	12

Ⅰ		과업 개요

1. 과 업 명

○ 옛 전남도청 복원사업 착공식 행사대행 용역

2. 과업 목적

○ 국립아시아문화전당 건립사업으로 훼손된 옛 전남도청 건물 등을 1980년 당시 모습으로 복원하기 위한 착공 등을 대·내외적으로 표명

○ 5·18민주화 운동을 기억하고 세대를 초월한 소통 공간을 마련

3. 과업 개요

○ 행사일시 : 2023년 10월 18일(수)  ※ 행사일정은 계약 후 협의, 향후 변동 가능

○ 행사장소 : 광주광역시 동구 문화전당로 38(옛 전남도청 일원)

○ 참석인원 : 약 300명 내외(정부, 지자체, 5·18단체, 시민 등)

※ 사업개요 ○ 부지면적 : 83,004㎡(국립아시아문화전당 면적포함) ○ 연 면 적 : 9,210.8㎡ - 지상2~4층 6개동(리모델링) - 방문자센터 철거 등

○ 주요내용 : 식전행사, 착공식, 이벤트, 축하공연 등

4. 과업기간

○ 과업기간 : 계약일 ~ 2023.10.31.(화)

- 행사용 영상제작, 무대설치 등	: 계약일 ~ 2023.10.17.(화)

- 사전 리허설 및 착공식 진행	: 2023.10.18.(수)

- 착공식 철거 및 결과보고	: 2023.10.18.(수) ~ 2023.10.31.(화)

※ 상기 일정은 발주처 사정에 따라 일부 변경될 수 있음.

5. 과업추진방식

○ 협상에 의한 계약

6. 과업예산

○ 금100,000,000원(금일억원) ※ 부가가치세 포함

7. 추진방향

○ 옛 전남도청 모습을 1980년 5월 18일부터 5월 27일까지 5·18민주화운동 당시 상황으로 원형 복원하기 위한 착공식으로 품격있고 역사적인 행사로 개최

○ 정부, 지자체, 5·18단체, 지역주민 등이 함께 5·18 정신과 가치를 기억하고 세대를 초월하는 공간으로 재창출하기 위한 옛 전남도청 복원사업을 대․내외에 홍보

Ⅱ		과업 범위

1. 주요내용

○ 본 과업은 「옛 전남도청 복원사업」착공식 행사에 필요한 무대설치, 시설장비 임차․설치․운영, 홍보, 식전행사, 기획, 준비, 의전, 진행 및 행사 후 관련 물품 철거를 통한 원상복구 등을 모두 포함하는 것을 의미한다.(단, 행사 일정□장소 변경 등 제반여건에 따라 발주처의 수정 지시가 있을 경우 과업수행자는 즉시 이에 응하여야 한다.)

2. 행사 기획․운영 및 행사장 디자인

○ 발주처와 과업수행자의 행사 기획․운영․행사장 디자인 협조에 관한 사항

○ 행사 프로그램 기획□ 디자인 및 연출에 관한 사항

○ 행사와 부합되는 출연진 섭외 및 진행에 관한 사항

○ 무대 및 각종 시설물 행사장 배치에 관한 사항

○ 행사장 지면정비(부직포 마감 등) 및 주차장 조성 등 행사장 정비에 관한 사항

○ 음향 □ 영상 시스템 운영 및 협조에 관한 사항

○ 행사 영상자료 언론 제공 등 업무협조에 관한 사항

○ 이벤트(본 행사 및 식전행사 등)에 관한 사항

○ 행사 특수효과 제작, 설치에 관한 사항

○ 발파 이벤트 관련 화약류 사용신청․허가에 관한 사항

○ 행사 운영인력 사전교육, 리허설, 운영관리에 관한 사항

○ 내빈 다과, 답례품, 의전용품 및 각봉 소모품 물자 구매에 관한 사항

○ 집기비품의 구입 □ 임대 등 설치에 관한 사항

○ 행사 인력 운용 및 식전행사준비 일체, 전문 사회자 섭외, 사전교육, 리허설 및 동선․행사 운영관리에 관한 사항

○ 기타 의전행사와 관련하여 필요한 제반사항

○ 행사결과보고서 및 행사 영상물 작성 제출

3. 행사 시설장비 임차 및 설치

○ 무대 및 각종 시설물 제작□설치에 관한 사항

○ 영상 □ 음향 □전기시스템 설치에 관한 사항

○ 기타 행사와 관련한 시설장비 임차 및 설치에 필요한 제반사항

○ 착공식 행사 현장중계에 관한 사항

○ 영상․음향․전기 시스템 운영에 관한 사항

○ 행사 운영인력 사전교육, 리허설, 운영관리에 관한 사항

4. 비상조치 사항

○ 기상 악화 및 비상상황 시 필요한 안전 및 제반 조치사항

○ 기타 행사 연기시의 대응책 등 필요한 제반사항

5. 홍보사항 등

○ 착공식에 대한 사전 홍보전략 수립 및 홍보추진 사항

○ 안내표지판, 현수막, 배너 등 행사 홍보물 디자인 및 제작․인쇄․설치에 관한 사항

○ 행사용 영상물 및 추진경과 보고(PPT) 제작에 관한사항

○ 홍보 영상물 상영에 관한 사항

○ 초대장 디자인 및 인쇄․제작․발송에 관한 사항

○ 기타 발주처의 요구에 따른 홍보에 관한 사항

6. 사후관리

○ 행사용 집기비품 철거 및 쓰레기 처리에 관한 사항

○ 최종결과보고 제출에 관한 사항

Ⅲ		과업의 내용

1. 행사 기획 및 운영

○ 행사는 발주처와 협의하여 전체 행사(식순) 계획 수립 및 진행

○ 식전행사는 본 행사 시행 전 참석자들과 5·18단체, 지역주민 등이 함께 보고 공유할 수 있는 행사로 기획․연출하여야 하며, 그 내용은 발주처와 협의하여 최종 결정한다.

○ 본 행사는 발주처와 협의하여 식순을 결정ㆍ거행하며, 필요시 발주처와 협의하여 별도의 이벤트를 추가할 수 있다.

○ 행사는 정부의 의전절차에 따라 진행될 수 있도록 준비하여야 하며, 발주처로부터 행사기획 등에 대한 변경 요구가 있을 경우 과업수행자는 즉시 이에 응하여야 한다.

○ 행사 운영에 필요한 인원을 충분히 확보하고 전담조직(분야별 전담인력 3인 이상)을 구성, 책임자를 임명하여 발주자가 요구할 경우 반드시 참석하여 과업진행사항을 보고하여야 한다. 특히 과업수행 기간 중 일일 운영사항을 보고하여야 하며 중요사항은 수시 기록, 관리하여 발주자에게 제출한다.

○ 행사와 관련한 리허설은 본 행사에 지장이 없도록 행사 전 발주처의 입회하에 1회 이상 실시함을 원칙으로 하며, 리허설은 본 행사와 동일한 순서로 진행하여야 한다.

○ 행사와 관련한 모든 프로그램은 사진과 영상으로 기록하여야 하며, 과업 종료 후 발주자에게 제출하여야 한다.

2. 행사장 디자인

○ 행사장은 발주처가 정하는 부지 내로 한다.

○ 행사장은 협의결과에 따라 변경될 수 있다.

○ 과업수행자는 행사 진행 및 참석자 이동 등에 불편이 없도록 행사장 지면정비 (부직포 마감 등) 작업을 하여야 한다.

○ 행사장 배치는 참석자가 불편하지 않도록 풍향과 일조 등을 감안하여야 하며 바람, 우천 등 날씨와 무관하게 행사에 참관할 수 있도록 하여야 한다.

○ 행사장 진입구에는 별도의 홍보 안내대를 설치 □ 운영하여야 하며, 안내대는 안내탁자 등이 설치될 수 있도록 준비하여야 한다.

○ 내빈 차량의 입 □ 퇴장 동선을 고려하여 내빈 전용 대기실 및 주차공간을 확보 하여야 하며, 차량 입 □ 퇴장 동선을 고려하여 주차공간을 충분히 확보 하여야 한다.

○ 행사운영과 관련된 내빈실, 운영본부, 기자실, 음수대, 공연팀 대기실 등은 발주처와 협의하여 구분 지정하며, 과업수행자는 이에 필요한 집기비품을 행사 1일전까지 정해진 위치에 배치 및 설치 완료하여야 한다.

○ 행사에 필요한 제반 부속물품은 행사 리허설 전까지 설치 완료하는 것을 원칙으로 한다.

3. 행사장 무대 제작 및 영상·음향 시스템 배치 및 운영

○ 시설물(주무대, 백드롭무대, 현판아치 등) 제작 설치의 범위에는 배너 및 조감도 등 홍보용 인쇄물을 포함한다.

○ 영상시스템은 무대 현장 실황이 참석자들에게 충분히 전달될 수 있고, FHD급의 영상물 상영이 가능한 고휘도 LED 시스템을 사용하되 중앙 360인치 이상과 좌우 180인치 이상의 규격으로 발주처와 협의하여 설치한다.

○ 음향시스템은 행사장 주변 여건을 정확히 파악하여 무대 공연 및 공식행사가 행사장 모든 곳에 충분히 전달할 수 있도록 출력 20kw, 콘솔 30ch 이상의 규격으로 CDP, W/L, 인터컴 등의 운영장치와 음원을 준비하여야 한다.

○ 행사장 무대와 부속 시설의 전력량을 정확히 파악하여 행사운영에 차질이 없도록 충분한 전력(150kw 이상)을 확보한다.

○ 무대 외 제작물에는 미관을 고려하여 가림시설을 설치해야 한다.

○ 당일 행사 촬영기록물의 경우 USB로 제작하여 제출한다.

○ 행사 종료 시 무대 등 각종 시설물은 행사 종료일 포함 2일 이내에 철거 하여야 하며, 쓰레기 발생에 유의하여 전량 수거한다.

4. 홍보물 디자인 및 제작 □ 설치

○ 홍보물의 범위는 착공식 행사 및 사전 홍보를 위한 초청장, 브로셔, 배너, 현수막, 안내간판, 안내피켓 등 본 행사의 홍보에 필요한 제반 인쇄물 및 시설물을 포함하며, 발주처의 요구 시 그 범위가 가감될 수 있다.

○ 안내간판, 현수막 등 각종 홍보물은 행사장 및 주변지역의 주요지역에 설치하고 설치 장소, 규격, 수량 및 사양은 발주처와 협의 후 설치한다.

○ 홍보물 설치 시 관련된 인ㆍ허가 사항을 진행한다.

○ 기타 홍보물 제작과 관련하여 미결정된 사안은 발주처와 협의하여 차질 없이 준비하도록 한다.

5. 특수효과 제작 □ 설치

○ 특수효과(발파 및 축포, 오색연막, 에어샷 등) 범위는 발주처와 협의 후 결정한다.

6. 행사 영상물 등 제작 ․ 상영

○ 영상물은 행사 오프닝 영상과 홍보영상 등이며, 옛 전남도청 복원사업의 의의 및 필요성, 5·18민주화운동 정신과 가치를 대·내외에 보여줄 수 있도록 하며, 구체적인 내용·종류·영상편수는 발주처와 협의하여 최종 결정한다.

○ 영상물은 기존의 자료를 편집 또는 상황에 따라 제작하여야 하며, 행사 시 LED에 표출될 수 있도록 하여야 한다.

○ 영상물의 편집 □ 제작 시에는 사전에 시연을 통해 발주처와 협의하여야 하며, 발주처의 수정요구가 있을 경우 즉시 반영해야 한다.

○ 복원사업 경과보고 등 PPT자료는 발주처와 협의하여 고품격․고품질로 제작되어야 하며, 제작에 필요한 자료는 발주처에 요청할 수 있다.

7. 행사 진행요원 및 인력(차량포함)운영과 행사장 안전(교통)관리

○ 행사출연진(사회자, 축하무대 포함) 섭외, 의전도우미, 행사준비·진행요원 사전교육, 리허설 등에 대한 운영·관리를 한다.

* 행사출연진, 의전도우미, 행사준비·진행요원 등은 발주처와 협의하여 선정

○ 행사운영 및 의전계획과 관련하여 초청장 전달, 초청인사 참석여부의 확인, 주요 참석자명단(차량리스트 포함) 작성 등을 위하여 적정 인원을 배치·운용한다.

○ 주차장은 주차구역 구획(라인마킹 등), 주차관리요원 배치 등을 통해 용이한 주차관리와 행사장 진입 주변도로의 안전사고 예방을 위한 체계적인 교통관리 계획을 수립한다.

○ 착공식 행사장은 차량 교통량과 국립아시아문화전당 방문객이 많은 장소로 당일 행사 참석자, 운영요원 등의 밀집으로 인한 안전사고가 발생치 않도록 안전관리 계획을 철저하게 수립하여 안전사고에 만전을 기하여야 한다.

8. 비상조치 사항 및 코로나19 대응

○ 응급환자 발생, 기상 악화(우천) 및 각종 비상상황 시 필요한 안전 및 제반사항 조치를 포함한다.

○ 코로나19 사전 예방 및 감염자 발생 시 관련 필요한 각종 제반사항을 관리한다.

9. 전체 착공식 행사 예산계획 수립 및 결과보고서 제출

○ 착공식 행사 진행을 위한 전체 필요 예산 계획을 수립한다.

○ 착공식 행사 진행 사진과 영상이 기록된 USB 및 보고서 등을 제출한다.

10. 기타 발주처가 요구하는 사항

○ 착공식 성공 개최에 필요한 사항들의 창의적 제안과 제반 사항을 수행한다.

○ 각종 비품 배치 및 시설물 설치 등은 행사 1일 전까지 완료하는 것을 원칙으로 한다.

○ 착공식 행사에 필요한 각종 비품 및 케이터링(다과 등)의 구입·임대 등은 발주처와 협의하여 최종 결정한다.

○ 행사 종료 후 무대 등 각종 시설물 및 발생된 폐기물 등은 행사 종료일 포함 2일 이내에 신속히 철거·수거하여야 한다.

○ 용역시행 중이나 용역 완료 이후라도 성과품 등에 대하여 하자가 발생할 경우, 과업수행자는 이를 지체 없이 보완하여야 한다.

○ 기타 관계기관(정부, 지자체 등)이 요구하는 사항을 수행 한다.

○ 과업수행자는 과업수행 과정에서 발생이 예상되는 각종 사고에 대비한 보험(행사보험 등)에 가입하고 발주자에게 제출한다.

○ 과업수행자는 과업수행 과정에서 발생하는 근로자 및 출연진, 관람객 등의 제반 사건·사고에 민·형사상 모든 책임을 지며 발주자에게 그 배상을 청구할 수 없다.

○ 본 과업과 관련하여 제3자에 대하여 발생하는 민원 및 분쟁 등은 과업수행자 책임하에 해결하여야 한다.

○ 기타 명시되지 않은 사항 발생 시 발주자와 용역수행자가 협의하여 추진한다.

Ⅳ		과업 수행지침

1. 일반사항

○ 과업수행의 모든 사항은 본 과업내용서에 의하여 수행하며, 이에 규정되지 아니한 사항은 관계법령 및 규정에 의하여 발주처와 협의하여 수행하여야 한다.

○ 과업수행자는 용역수행에 필요한 인ㆍ허가 사항 및 자격증 등 관련서류는 착수계 제출 시 반드시 포함하여 사전 제출해 승인을 얻어야 하며 문제 발생 시 모든 민․형사상의 법적 책임을 진다.

○ 과업의 수행과 관련된 제반사항은 제작일정에 따라 효율적으로 진행하고, 저작권법 등 관계법령에 위반되는 행위 또는 문제의 발생소지가 있는 행위는 일절 하지 않아야 한다.

○ 과업 수행에 있어서 발생하는 민 □ 형사, 행정상의 제반 법적 분쟁에 대한 책임은 과업수행자가 부담한다.

○ 본 과업에 소요된 각종 설치물 중 발주처가 필요한 경우 소유권을 주장할 수 있으며, 과업수행자는 이에 응해야 한다.

○ 본 과업내용서에 명시되지 않은 사항이라도 발주처 및 과업수행자가 판단하여 필요하다고 인정되는 경우 내용을 추가 및 비용부담에 대한 사항을 상호 협의하여 결정한다.

○ 본 과업 수행에 있어 장소 또는 일정변경 등 일부 변경사항의 조정이 필요한 경우 발주처의 방침에 따른다.

○ 과업수행자는 행사준비 상 부득이하게 시설물 등을 손괴할 경우에는 관리기관의 승인을 얻은 후 시공을 하고 손상부분은 과업수행자의 부담으로 원상복구 등 필요한 조치를 하여야 한다.

○ 본 과업관리 책임자는 타 공연 및 행사를 겸할 수 없다.

○ 과업 수행업체는 행사 중 안전사고에 대비하여 참석자, 관계자 및 고객의 피해를 보상하는 보험에 가입하여야 하고, 안전사고 발생 시 이에 대한 책임을 진다. 또한 행사 운영인력의 전체 동선을 구체적으로 상세하게 작성하여 제출하여야 한다.

○ 과업지시서, 제안요청서, 참여업체 제안서, 협상내용 등을 착수계 제출 시 산출내역서에 반영하여 제출하여야 한다.

○ 계약서는 공고문, 과업지시서, 제안요청서, 참여업체 제안서, 협상내용 등 관계법령 기준에 따른다.

2. 용역의 진도관리

○ 계약체결 즉시 과업수행자는 과업에 착수하여야 하며, 착수일로부터 7일이내에 착수계, 과업책임자 선임계, 과업참여자 명단, 과업수행일정표, 자격ㆍ경력증명서 사본, 행사장 배치도(무대디자인 포함) 및 예정공정표, 보안각서, 기타 발주자가 요구하는 사항 등 필요한 제반 서류를 구비하여 제출하여야 한다.

○ 용역수행결과보고서를 제출할 경우에는 유형의 물품 및 특수효과 등에 대한 증빙을 할 수 있는 사진첩과 영상으로 기록한 자료를 함께 제출하여야 한다.

○ 과업의 진도보고는 발주처의 요청에 따라 주 1회 이상 보고하는 것을 원칙한다.

추진 단계	추진 시기	추진 내용
착수계 제 출	계약일로부터 7일이내	착수계, 과업책임자 선임계, 과업참여자 명단, 과업수행일정표, 자격ㆍ경력증명서 사본, 행사장 배치도(무대디자인 포함) 및 예정공정표, 보안각서
착 수 보고회	계약일로부터 10일이내	전반적인 과업수행계획(각 분야별 세부계획 발표)
행사준비	착수일~행사개최 전	· 행사 준비물 임대․제작․구매 · 행사장 및 시설․장비 확인
중 간 보고회	행사개최 25일전	· 행사장 배치도 및 시설․장비 선정 등 보고 · 기타 행사 준비 진행상황 보고 등
행 사 총점검	행사개최 20일전	· 내․외빈 초대장 시안 제작․확정․발송 · 행사 운영 및 사회자 시나리오 작성 완료 · 현장 인력배치계획(분야, 인원, 임무부여, 연락처)
	행사개최 4일전	· 행사 안내물(현수막, 배너, 간판 등) 게첨․설치 완료
	행사개최 1일전	· 행사장 및 시설․장비 준비상태 총 점검 · 행사무대, 기타 장비 설치 · 행사 리허설 개최 준비
행 사 리허설	행사개최 전일	· 행사진행을 위한 리허설 실시 · 행사장 및 시설․장비 준비상태 최종점검
행사개최	행사개최일	· 행사개최 및 진행지원
행 사 최종보고	행사완료일부터 ‘23.10.31까지	· 준공계, 용역수행결과보고서 및 정산자료 제출 · 대금 지급에 필요한 제반서류 제출 · 행사 결과물(영상 및 사진자료 등) 제출 · 행사 제작․구입물품의 사진 제출

3. 계약변경 조건

○ 과업의 내용이 당초의 계획과 현저히 달라진 경우로써 발주처가 판단하여 계약변경이 필요하다고 인정되는 경우에 한한다.

○ 계약체결 후 계약금액의 결정에 하자 또는 착오가 있음이 발견되거나, 기타 계약금액을 조정할 불가피한 사유가 발생하였을 때에는 당초 금액을 협의 조정할 수 있다.

○ 과업의 추진과정에서 발주처가 인정하는 사유로 인하여 과업 추진이 지연 될 경우에는 과업기간을 연장할 수 있다.

4. 계약의 해지 및 위반사항에 대한 조치

○ 발주처는 다음과 같은 경우 과업을 해약할 수 있으며, 과업수행자는 손해배상 등을 청구할 수 없다.

- 과업수행자의 과업 수행 이행이 불가능하다고 인정될 때

- 과업수행자가 발주처의 지시에 불응하여 과업을 진행할 때

- 과업기간 중 습득한 비밀을 누설할 때 및 기타 과업수행자가 계약조건을 위반할 때

5. 보안사항

○ 본 과업으로 알게 된 내용에 대해서는 비밀을 유지하여야 하며, 일체의 자료를 타인에게 양도하거나 발설하여서는 안 된다.

○ 과업수행자는 과업착수와 동시에 보안각서를 제출하여야 한다.

○ 과업수행자는 본 과업과 관련하여 취득한 비밀을 외부에 공개 또는 제공 하여서는 안 된다.

○ 사업의 중요계획이 외부에 유출되지 않도록 자료 관리에 만전을 기해야 한다.

6. 기타 및 행정사항

○ 과업내용서 상의 용어는 일반적인 통념에 따라 해석하며, 발주처와 과업수행자 간 해석상의 차이가 있을 때는 발주처의 지시에 따른다.

○ 영상자료 및 조사자료 등 각종 용역성과품에 대한 판권 등 모든 권리와 과업수행을 위해 구입한 각종 자료 등은 발주처가 소유하며, 발주처의 승인없이 제 3자에게 대여 또는 유포할 수 없다.

○ 본 과업을 수행함에 있어서는 항상 국가의 이익을 보호하는 입장에서 과업을 수행하여 경제적이고, 효율적인 계획 수립을 통해 경비를 최소한으로 절감한다.

○ 본 과업 수행 시 과업상대자 귀책사유로 발생된 모든 문제는 과업상대자가 책임진다.

○ 본 과업 수행에 있어서 과업지시, 문맥해석 등에 대하여 계약 쌍방간에 의견이 상이할 때에는 서로 협의하여 결정한다.

○ 과업 수행자는 본 과업과 관련 감사원 및 발주처의 감사 지적된 사항이나 공정, 발주처 방침 등의 변경요인이 발생될 경우에는 정산 처리한다.

Ⅴ		자료 제출

1. 착수계

○ 계약일로부터 7일 이내

○ 제출서류 : 착수계, 과업책임자 선임계, 과업참여자 명단, 비상연락체계도, 과업수행일정표, 자격ㆍ경력증명서 사본, 계약내역서, 행사장 배치도(무대디자인 포함) 및 예정공정표, 보안각서

2. 보고회 개최(착수/중간)

○ 보고시기 : 착수(계약일로부터 10일이내) / 중간(행사 개최 25일전)

○ 보고내용

- 전반적인 과업수행계획(각 분야별 세부계획 발표)

- 행사준비 항목별로 분류 진행상황, 투입인원, 진행률 등 보고

○ 보고장소 및 대상 : 옛전남도청복원추진단(전직원 대상)

3. 준공보고 (성과품)

○ 과업수행자는 과업 수행 중 기후환경 및 현장여건 등에 의한 계약내용이 변경된 경우에는 과업 완료 후 정산서를 제출하여 사전 승인받아야 한다. 완료보고서는 계약문서와의 일치여부를 확인한 후 서명 또는 날인하여 제출한다.

○ 과업 수행에 따른 성과품 제출은 납품기일 5일전에 제출하여 사전 검토를 득해야 한다.

○ 보고서 제출 시에는 시설물 및 특수효과 등에 대한 증빙을 할 수 있는 사진과 영상으로 기록한 자료 1식이 수록된 USB 등을 함께 제출해야 하며, 보고서는 과업 착수부터 완료까지의 과정을 모두 포함해야 한다.

- 보고서 A4 3식

- 결과보고서 등이 포함된 USB 3개